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Wenn die Steuer- und Zollverwaltung eine Steuerprüfung ankündigt, variieren die Reaktionen der beteiligten Unternehmer von Nervosität über Panik bis hin zu Angst. Aber das ist nicht notwendig. Denn wer sich bewusst vorbereitet und weiß, wie man sich bei der Steuerprüfung richtig verhält, kann sich auf den Termin in Ruhe freuen.

Jetzt ist es passiert: Die Anordnung zur Prüfung liegt im Briefkasten

Alles beginnt mit der Reihenfolge der Prüfung. Die Steuerbehörden werden Ihnen mitteilen, wann der Steuerprüfer auf Ihrer Matratze sitzt. Der erste Blick sollte daher auf den Kalender gerichtet sein: Kannst du wenigstens zum Termin gehen? Eine Verschiebung ist möglich, aber nur, wenn es einen wichtigen Grund gibt, wie z.B. eine hohe Arbeitsbelastung durch Weihnachtsaktivitäten, eine große Kontaktparty oder eine größere Renovierung der Betriebsanlagen. (Quelle: Was tun bei steuerprüfung)

Die Prüfungszuordnung gibt auch an, wo die Prüfung stattfindet. In der Regel melden sich die Steuerbehörden direkt bei Ihrem Unternehmen an. Ist es nicht möglich, dem Wirtschaftsprüfer genügend Platz zu geben, kann die Steuerprüfung durch das Finanzamt durchgeführt oder an das Büro Ihres Steuerberaters übertragen werden.

Praktische Ratschläge: Der Buchhalter kann sich umsehen, aber nur in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Er kann oder kann die private Wohnung nicht betreten, um die Geschäftsräume des Unternehmens zu betreten. Dies gilt insbesondere für kleine Freelancer, die ihr Unternehmen in ihren Mauern platziert haben.

Die Steuerbehörden geben im Prüfungsauftrag an, welche Arten von Steuern und welche Jahre der Prüfung stattfinden. Auf Basis dieser Informationen ist es möglich, die relevanten Dokumente nur einmal auszuwählen und zur Prüfung vorzubereiten.

Praktische Ratschläge: Stellen Sie dem Abschlussprüfer keine anderen Dokumente zur Verfügung, bis der Abschlussprüfer sie einsehen möchte. Wer freiwillig alle Geschäftsunterlagen bei der Finanzverwaltung einreicht, riskiert, dass der Wirtschaftsprüfer (weitere) Fehler entdeckt und den Prüfungszeitraum verlängert.

Was genau kontrolliert das Finanzamt?

Grundsätzlich kann die Finanzverwaltung alle Geschäftsprozesse kontrollieren. Es gibt jedoch einige Kontrollschwerpunkte und einige regionale Finanzämter veröffentlichen sogar Listen der wichtigsten Kontrollbereiche im Internet.

Praxistipp: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Steuerbehörden nur die Einträge auf der Liste überprüfen. Sie können jederzeit auch andere Einträge einbinden. Der Schwerpunkt liegt regelmäßig auf Registrierkassen, Privatabhebungen, Umsatzsteuer, Vorsteuerabzügen, Fahrermagazinen, einkommensschaffenden Absichten oder Hobbys, Familienverträgen.

Vor der Ankunft des Prüfers müssen Sie diese Dokumente und vorzugsweise alle anderen Dokumente in Ordnung haben. Im Idealfall sollten Sie sofort nach Erhalt der Prüfungsaufgabe mit der Vorbereitung beginnen. Bieten Sie eine lückenlose Dokumentation und eine einwandfreie Buchhaltung. In diesem Fall wird der Auditor Inkonsistenzen und Lücken sorgfältig prüfen.

Vorschläge: Sie können eine Betriebsprüfung ohne Hilfe eines Steuerberaters durchführen, was jedoch nicht empfohlen wird. Insbesondere wenn ein Steuerberater für die Buchhaltung verantwortlich war, sollten Sie bei der Prüfung anwesend sein.

Ruhig und entspannt bleiben

Auch wenn die Prüfung zu einem schlechten Zeitpunkt kommt, ist es für dich überhaupt nicht bequem, du bist schrecklich gestresst, du hast tatsächlich Besseres zu tun – vergiss deine Frustration, Wut und deinen Stress gegenüber dem Prüfer nicht! Weil du nur ein Mensch bist und deinen Job machst. Und es geht darum, sicherzustellen, dass aus steuerlicher Sicht alles in Ordnung ist. Er will Sie mit dem Audit nicht stören. Ergo: Sei höflich, freundlich, hilfsbereit, pünktlich und respektvoll.

Im Folgenden noch ein sehr wichtiges, hilfreiches Video mit tollen Tipps für Steuerprüfungen.