Die wichtigsten Finanzkennzahlen für die Arztpraxis

arzt-kennzahlen

Egal, ob es um die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis, um den Vergleich mit anderen Praxen oder die Vergabe von Krediten geht – betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind auch für Ihre Praxis wichtig. Warum Sie diese nicht nur Ihrem Steuerberater überlassen sollten und worauf Sie bei der Auswahl und Ermittlung der Kennzahlen unbedingt achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie Sie die richtigen Kennzahlen für Ihr Kennzahlensystem auswählen können

Obwohl Sie kein Unternehmen im klassischen Sinne betreiben, gehört die Finanzsteuerung zu Ihrem wirtschaftlichen Alltag: In einigen Qualitätsmanagement-Systemen ist die Finanzsteuerung sogar ein fest integrierter Bestandteil. Um diese vornehmen zu können, benötigen Sie natürlich Kontrollinstrumente, mit deren Hilfe die wirtschaftliche Lage der Praxis gemessen, überwacht und gesteuert werden kann. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen können Ihnen, richtig angewendet, als solche Kontrollinstrumente dienen:

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen liefern in konzentrierter Form Informationen über die wirtschaftliche Situation der Praxis. Sie dienen als Basis für einen Vergleich mit anderen Praxen und ermöglichen ein frühes Erkennen und rechtzeitiges Eingreifen bei wirtschaftlich bedenklichen Entwicklungen. Außerdem können sie als Entscheidungshilfe dienen und laufende Informationen über Liquidität und Rentabilität liefern.

Dabei gibt es eine Fülle von verschiedenen Kennzahlen, die alle interessant und nützlich sein können. Verschiedene Kennzahlen sollten im besten Fall aber nicht unregelmäßig berechnet werden, sondern einem Kennzahlensystem folgen, welches in regelmäßigen Abständen (zum Beispiel zweimal im Jahr) diegleichen Kennzahlen berechnet. Ein Kennzahlensystem soll Ihnen einen vollständigen und schnellen Überblick über die Situation Ihrer Praxis liefern, weshalb verschiedene Arten von Kennzahlen miteinbezogen werden sollten. Dabei können Sie zwar aus einer Vielzahl an Kennzahlen auswählen, sollten diese Auswahl jedoch überschaubar halten, damit die Zahlen von Ihnen auch richtig ausgewertet und interpretiert werden können. In der Regel wird empfohlen, sich auf ungefähr fünf aussagekräftige Kennzahlen zu konzentrieren.

Um die richtigen Kennzahlen auswählen zu können, ist es sinnvoll, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Es gibt viele unterschiedliche Arten von Kennzahlen: Absolute Kennzahlen (z.B. Umsatz) und Verhältniskennzahlen (z.B. Umsatz je Mitarbeiter) sowie Kennzahlen, die umsatz-, gewinn- oder kostenbezogen sind. Welche Kennzahl für Sie relevant ist, kommt natürlich auf ihre individuelle Fragestellung an.

Als allgemeine wichtige Kennzahlen für eine Praxis gelten Umsatzrendite, Entschuldungskraft, Personalkostenquote, Sofortliquidität, Mitarbeiterproduktivität, Umsatz je Arztstunde und Rendite des Betriebsvermögens.

Bevor Sie loslegen: Diese Daten benötigen Sie

Bevor Sie diese Kennzahlen allerdings errechnen können, benötigen Sie einige Daten. Dabei sind vor allem der Umsatz, die Personalkosten, alle sonstigen anfallenden Kosten (z.B. Fremd- und Eigenlabor, Materialkosten, Zinsen, Miete), der Buchwert des Anlagevermögens, die Abschreibungen, der Gewinn, die private Entnahmen, die Steuerzahlungen, alle offene Rechnungen sowie Verbindlichkeiten gegenüber der Bank sowie der Saldo der Konten relevant. Diese Daten können Sie aus Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) ablesen oder von Ihrem Steuerberater beziehen.

So berechnen Sie die 9 wichtigsten Finanzkennzahlen

Sobald Sie die benötigten Daten beisammen haben, können Sie die benötigten Kennzahlen ausrechnen. Das kann entweder in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuer- oder Unternehmenberater oder auch “auf eigene Faust” erfolgen. Zu beachten ist, dass individuelle Strukturen Ihrer Praxis bei der Berechnung der Kennzahlen natürlich berücksichtigt und ggf. bereinigt werden müssen, zum Beispiel wenn ein Familienmitglied in der Praxis beschäftigt ist und anders entlohnt wird.

Umsatzrendite

Die Umsatzrendite ist eine Rentabilitätskennzahl und gibt an, welcher Anteil des gesamten Umsatzes als Praxisergebnis (Gewinn oder Verlust vor Steuern) verbleibt. Dabei wird das Praxisergebnis durch den Gesamtumsatz der Praxis geteilt. Ihre Praxis befindet sich im normalen Bereich, wenn Sie ein Ergebnis von 44 % bis 57 % errechnet haben. Ab einem Prozentsatz von unter 34% gelangen Sie in den kritischen Bereich und sollten ggf. Maßnahmen ergreifen.

Umsatz je Arztstunde

Diese Kennzahl soll Ihnen zeigen, wie viel Sie für Ihre eigene Tätigkeit erhalten. Das ist vor allem dann nützlich, wenn Sie überlegen, bestimmte Tätigkeiten zu delegieren oder Leistungen zu streichen. Für die Berechnung teilen Sie den Gesamtumsatz durch Ihre durchschnittlich geleisteten Stunden mal Ihre Arbeitstage. Der Durchschnittswert der Arbeitstage liegt in der Regel bei 210 Arbeitstagen pro Jahr.

Rendite des Betriebsvermögens

Für die Rendite des Betriebsvermögens ziehen Sie vom Gewinn Ihren Privatbedarf, die Altersvorsorge und die Steuern ab und teilen das Ergebnis durch das Betriebsvermögen. Diese Kennzahl gibt einen Aufschluss über den Wert der Praxis und ist vor allem dann interessant, wenn ein anderer Arzt in Ihre Praxis einsteigen oder diese übernehmen möchte.

Als Betriebsvermögen können Sie entweder die Summe aller Investitionen oder den Buchwert des Anlagevermögens heranziehen. Wenn Sie den Buchwert verwenden, wird die Rendite im Zeitverlauf immer höher, da der Buchwert der Investitionen aufgrund der Abschreibungen immer weniger wird.

Cash Flow Rendite

Die Cash-Flow-Rendite wird zusätzlich zur Umsatzrendite eingesetzt, da das Praxisergebnis auch durch bilanzpolitische Maßnahmen beeinflusst werden kann, der Cash-Flow jedoch nicht.

Dabei wird der Cash-Flow (Praxisergebnis plus planmäßige Abschreibungen plus Erhöhungen der langfristigen Rückstellungen) durch den Gesamtumsatz der Praxis geteilt. Das Ergebnis liefert Aufschluss darüber, welcher Anteil des gesamten Umsatzes als Finanzmittelüberschuss verbleibt. Ihre Praxis befindet sich im normalen Bereich, wenn sich Ihre Werte zwischen 47 % und 61 % bewegen. Ab einer Cash Flow Rendite von unter 36 % befinden Sie sich im kritischen Bereich.

Der Cash Flow Ihrer Praxis sollte ausreichend hoch sein, um Steuerzahlungen, Zins- und Tilgungszahlungen für Darlehen und Privatentnahmen zu decken.

Entschuldungskraft

Die Entschuldungskraft zeigt, wie lange Sie benötigen, um Ihre Schulden aus dem Cash Flow tilgen zu können. Dazu wird der Cash Flow durch die Restschulden geteilt. Bei Fachärzten ist die Fremdfinanzierungsquote in der Regel höher, weshalb die Entschuldungskraft bei Fachärzten entsprechend niedriger als bei Hausärzten ausfällt.

Sofortliquidität

Die Sofortliquidität gibt an, wie schnell die Außenstände (also Verbindlichkeiten gegenüber Dritten) beglichen werden können. Sie zeigt also die kurzfristige Zahlungsfähigkeit einer Praxis. Hierbei werden die Saldo aller Geldkonten plus die offenen Forderungen durch offene kurzfristige Verbindlichkeiten geteilt.

Ein Wert von 100% würde anzeigen, dass Ihre Praxis alle Schulden sofort begleichen könnte, was ein äußerst günstiger Fall wäre. Eine 100%ige Liquidität ist in den meisten Fällen jedoch nicht realistisch, weshalb ein Wert von 70% bis 80% als gut gilt.

Personalkostenquote

Die Personalkostenquote beschreibt, welcher Anteil des gesamten Umsatzes der Praxis durch Personalkosten verbraucht wird. Zu diesem Zweck werden die Personalkosten durch den Gesamtumsatz geteilt. Dabei sollten Sie beachten, dass in die Personalkosten alle Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und Aufwendungen für die Alterversorgung mit einfließen, Ihr kalkulatorischer Unternehmerlohn jedoch nicht.

Mitarbeiterproduktivität

Die Mitarbeiterproduktivität liefert Aufschluss darüber, welchen Durchschnittsumsatz jeder Mitarbeiter in der Praxis erwirtschaftet. Dafür wird der Umsatz pro Quartal oder pro Jahr durch die Vollbeschäftigungseinheit geteilt. Sie können sich selbst dabei mit einbeziehen oder rauslassen, beachten Sie jedoch beim Vergleichen mit anderen Praxen, ob diese denselben Weg gewählt haben wie Sie. Außerdem müssen Teilzeitangestellte normiert werden.

Einnahmeverhältnis

Das Einnahmeverhältnis kann Ihnen anzeigen, wie abhängig Sie von Ihren GKV-Patienten sind. Da die Umsätze aus GKV-Patienten immer auch von politischen Entscheidungen und Vorgaben abhängig sind, kann eine hohe Abhängigkeit zu einem erhöhten Risiko führen. In diesem Fall sollten Sie verstärkt versuchen, Privatpatienten zu gewinnen.

Das Einnahmeverhältnis berechnen Sie, indem Sie die GKV-Einnahmen durch die Gesamteinnahmen teilen.

Die aufgeführten finanzwirtschaftlichen Kennzahlen sind nicht nur für die Steuerung Ihrer Praxis und für den Vergleich mit anderen Praxen relevant, sondern auch für die Vergabe von Krediten: Durch die Richtlinien von Basel II müssen Banken die Bonität eines Kreditnehmers inzwischen sehr genau überprüfen, wobei bei dieser nicht nur die Zahlen Ihrer Praxis eine Rolle spielen, sondern auch Ihr betriebswirtschaftliches Wissen, Ihr Kenntnisstand über den Zustand der Praxis und Ihre Pläne für die Zukunft. Können Sie die entsprechenden Kennzahlen präsentieren und interpretieren, haben Sie im Endeffekt möglicherweise geringere Kreditkosten, da Ihre Bonität besser eingestuft worden ist. Jedoch gibt es neben diesen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auch andere Werte, die beachtet werden können:

Mitarbeiter-, Patienten- und Prozesskennzahlen

In Ihrer Arztpraxis sind nicht nur betriebswirtschaftliche, sondern auch andere Kennzahlen relevant. Finanzkennzahlen geben häufig nur einen Aufschluss darüber, wie die vergangene Periode gelaufen ist, nicht aber, welche Faktoren zum Erfolg oder Misserfolg geführt haben. Unternehmen wird daher häufig empfohlen, neben der Finanzperspektive auch die Mitarbeiterperspektive, die Kundenperspektive und die Prozessperspektive (das Qualitätsmanagement) zu betrachten. Diese Empfehlung kann auch für eine Praxis sinnvoll sein:

Der Betrachtung der Mitarbeiterperspektive liegt die Annahme zu Grunde, dass loyale und motivierte Mitarbeiter maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens oder einer Praxis beitragen. Die Mitarbeiterloyalität ist dabei natürlich besonders interessant zu wissen, aber relativ schwierig zu messen. Eine Messung kann über anonyme Mitarbeiterbefragungen erfolgen, wobei es dabei immer möglich ist, dass die Ergebnisse verzerrt oder nicht ausreichend objektiv ausgewertet werden. Um dem entgegen zu steuern können Dritte zur Befragung und Interpretation der Daten herangezogen werden.

Für die Kunden- oder in diesem Fall Patientenperspektive bietet es sich an, die Patientenzufriedenheit zu ermitteln, was zum Beispiel über Patientenbefragungen erfolgen kann. Aber auch die Patientenstruktur (wie viele der Patienten sind Ihre Wunschpatienten?) und die Wiederkehr- und Neupatientenquote können Ihnen einen Überblick über die Gründe für Ihren Erfolg oder Misserfolg liefern.

Kennzahlen der Prozessperspektive können zum Beispiel die Anzahl von Fehlern im Fehlermanagements oder das Erreichen der Ziele des Qualitätsmanagements im festgelegten Zeitraum sein.

Fazit

Die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sollte sich jeder Arzt einmal angeschaut und deren Bedeutung verinnerlicht haben – auch, wenn das Errechnen und Interpretieren letztendlich vom Steuerberater übernommen wird. Auf welche Kennzahlen ein besonderes Augenmerk gelegt werden sollte und welche praxisinternen Besonderheiten bei der Berechnung berücksichtigt werden müssen, lässt sich allgemein aber natürlich nicht formulieren.

Wenn Sie Fragen zu Ihrem individuellen Fall oder zu der Berechnung einer Kennzahl haben, hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar oder benutzen Sie unser Kontaktformular.